pms
Mi az a hotel PMS (és milyen előnyei vannak)?
A hotel PMS-ek a szállodák működésének nélkülözhetetlen elemeivé váltak, hatékonyabbá téve az ott dolgozók munkáját és kiváló élményeket nyújtva a vendégek számára. Habár eleinte csupán a recepciós feladatok (foglalások, vendégszolgáltatások, szobakiosztás, pénzügyi tranzakciók) intézésére jöttek létre, mára messze túlmutatnak ezen a szerepkörön.
A hotel PMS-ek mindent magukba foglaló eszközök, amelyek az szállodatechnológia összes fontosabb területét lefedik, a legapróbb hétköznapi feladatoktól kezdve az emlékezetes vendégélmények biztosításáig.
Ez a látványos fejlődés egy jelentős változást is előidézett a szállodatulajdonosok hozzáállásában, akiknek manapság sokkal magasabb színvonalú szolgáltatásokat kell biztosítaniuk vendégeiknek, ha szeretnék legalább megőrizni a versenymezőnyben megszerzett pozíciójukat.
Mi az a hotel PMS?
A hotel PMS (property management system) egy olyan technológia, amely kifejezetten a szállodai tevékenységek és feladatok ellátását hivatott megkönnyíteni és hatékonyabbá tenni. A PMS lényegében az a rendszer, ami a háttérben egyfajta számítógépes agyként koordinálja egy szálloda működését, a szobafoglalás pillanatától kezdve az ott tartózkodáson át egészen a kijelentkezésig, illetve az azt követő visszajelzésig.Nem csupán a napi feladatokat teszi gördülékenyebbé, hanem a vendégélmény összes kulcsfontosságú pillanatában is jelen van, hogy kiegészítse azt. Amennyiben szállodatulajdonosként szeretnéd hatékonyabbá tenni ezeket a folyamatokat, nagyon fontos, hogy rátalálj a megfelelő hotel PMS-re.
Ez a technológiai megoldás számos területet lefed, legyen szó a szobafoglalásokról, a be- és kijelentkezésről, a szobaszerviz-feladatok kiosztásáról, vagy épp az ügyfelekkel való kommunikációról.
A hotel PMS-ek fajtái
1. Felhőalapú PMS
A felhőalapú hotel PMS-ek könnyedén használhatók és kialakításuk a funkcionalitást szolgálja, megkönnyítve ezzel a hatékony és akadálymentes munkavégzést.2. Helyszíni PMS
A helyszíni PMS-ek nem számítanak újdonságnak, ami funkcióikon is meglátszik – kifejezetten a szállodaipar igényeihez készültek, ráadásul nagyon megbízhatók is. Használatuk azonban összetettebb lehet, ezért betanulásuk is tovább tarthat az új alkalmazottak számára.Rugalmasságuk és egyszerű használhatóságuk miatt a felhőalapú PMS-eket érdemes használni, így az alábbiakban is ezekről lesz szó.
A felhőalapú hotel PMS-ek előnyei
A helyszíni PMS-ekkel ellentétben a felhőalapú PMS-ek biztonságosabb és megbízhatóbb alternatívául szolgálnak, ami a rendszeres frissítéseknek és korszerű webtárhely-infrastruktúráknak köszönhető. Jellegéből adódóan egy felhőalapú PMS lényegében bárhonnan használható, így az illetékeseknek nem kell a szállodában tartózkodniuk az árak, a jelentések és feladatok kezeléséhez.Ezek szinte bármilyen okoseszközről elintézhetők. Egy óriási előny a modern, dinamikus üzleti környezetben.
Szintén nem elhanyagolandó, hogy ezek a modern PMS-ek fizikai hardverek nélkül is mindig naprakészek maradhatnak, karbantartásuk pedig nem igényel saját informatikai csapatot. A szállodád növekedéséért és vendégeid adatainak biztonságáért felelős rendszer mégis mindig igazi szakemberek kezében lesz.
1. Fokozott hatékonyság és elégedettség
Egy mindent átfogó hotel PMS a be- és kijelentkezés, tranzakciók és egyéb feladatok kezelésének akadálymentesítésével teszi hatékonyabbá szállodád működését. Remekül integrálható harmadik felek technológiáival, például a csatornák kezeléséért felelős rendszerekkel és POS-terminálokkal, így minden összehangoltan és zökkenőmentesen működhet.2. Mobilos elérhetőség
Mivel a hotel PMS-ek mobileszközökről is elérhetők, a szállodatulajdonosok bárhol és bármikor ellenőrizhetik a kritikus folyamatokat. Például valós idejű adatokat láthatnak az OTA-któl érkezett foglalásokról és a közösségi médiás interakciókról.Ennek köszönhetően még távollétükben is reagálhatnak a kialakuló helyzetekre (és vészhelyzetekre), amit a vendégek is nagyra értékelnek majd.
3. Korszerű vendégadat-kezelés
A felhőalapú hotel PMS-ek felelősek a vendégadatok összegyűjtéséért és hasznosításáért is. Nem csupán biztonságosan tárolják és kezelik ezeket a személyes adatokat, hanem lehetővé teszik a célzott marketingtaktikák alkalmazását és a személyre szabott élmények biztosítását is. A vendégek többsége mindennél nagyobbra értékeli majd ezt.4. Valós idejű adatelemzés a gyors döntéshozáshoz
Mivel az összes fontos adat egyetlen központi felületen, valós időben érhető el, a szállodatulajdonosok és más illetékesek gyors és tájékozott döntéseket hozhatnak. A nyílt API-integrációknak köszönhetően továbbá a PMS-ek más szoftveres megoldásokkal is összekapcsolhatók, tovább egyszerűsítve ezzel a kritikus feladatok elvégzését.5. Alacsonyabb költségek
A foglalások, bejelentkezések, számlázás és egyéb rutinfeladatok automatizálásával a PMS-ek jelentősen enyhíthetik a szállodaszemélyzet terhelését. E mellett az emberi hibatényező kockázatát is minimalizálják, elkerülve például a túlfoglalásokat és a félrekönyveléseket is. Ez gördülékenyebb működéshez és alacsonyabb költségekhez vezet.Az így megspórolt időt, pénzt és egyéb erőforrásokat a szálloda a kiváló vendégélmények megteremtésébe fektetheti.
6. Környezeti fenntarthatóság
Minél több feladat végezhető el a digitális közegben, annál kevesebb szüksége lesz a szállodának papíron vezetni a foglalásokat, a bejelentkezést és persze a számlázást. Ez nem csupán a szálloda szénlábnyomát csökkenti (fokozva ezzel a tulajdon környezetbarát jellegét), hanem hozzájárul a globális zöld kezdeményezésekhez is egy fenntarthatóbb jövő kiépítéséért.Ha mindez nem lenne elég, egyre több környezettudatos vendég figyel oda rá, hogy milyen helyeket támogat pénzével, így ez a fajta fenntartható gondolkodásmód marketing szempontjából is értékes lesz.
7. Fokozott biztonság
Ahogy egyre több érzékeny, személyes adat kerül fel a digitális világba, úgy jelentenek egyre nagyobb veszélyt a különféle adatvédelmi incidensek. Szerencsére a jobb hotel PMS-ek korszerű funkciókkal rendelkeznek, amelyek a nemzetközi adatvédelmi előírásoknak megfelelően gondoskodnak a vendégek adatainak biztonságáról.Ilyen funkciók például az adatok titkosítása, a rendszeres biztonsági frissítések és a hozzáférés szigorú szabályozása. A vendégadatok védelmével a szállodák nem csupán megbízhatókká válnak ügyfeleik szemében, hanem az adatvédelmi mulasztásokkal járó súlyos jogi és pénzügyi következményeit is elkerülhetik.
8. Méretezhetőség
A felhőalapú hotel PMS-ek páratlan méretezhetőséget kínálnak, ami azt jelenti, hogy a szálloda terjeszkedésével párhuzamban képesek növekedni. Ez a rugalmasság azt jelenti, hogy a szállodák további épületeket, szobákat, szolgáltatásokat vagy akár helyszíneket is hozzáadhatnak kínálatukhoz a nélkül, hogy drágább informatikai infrastruktúrára vagy új helyi szoftverlicensekre lenne szükségük.A szállodák így a piac igényeihez igazíthatják tevékenységeiket, azonnal élhetnek a növekedési lehetőségekkel és megőrizhetik versenyelőnyüket a konkurenciával szemben.
Egy felhőalapú hotel PMS funkciói
Hogy kiélvezhesd a felhőalapú hotel PMS-ek nyújtotta előnyöket, egy olyan szolgáltatót kell találnod, amely szállodád minden igényének megfelel. Íme a legfontosabb funkciók, amikre egy PMS-ben szükséged lehet.1. Egyéni és csoportos foglalások
Ez a funkció leegyszerűsíti a rendelkezésre álló szobák ellenőrzését, illetve azok lefoglalását. Egy jó PMS minden hozzákapcsolt csatornán naprakész információkat kínál a szabad szobákról, legyen szó közvetlen foglalásokról vagy online ügynökségek platformjairól.Mindemellett a csoportos foglalásokat is megkönnyítik, végigkísérik a vendégeket a folyamaton, csökkentve ezzel a hibalehetőségeket.
A foglalások egy jól átlátható vezérlőpulton tekinthetők meg, a fizetéseket egy integrált rendszer kezeli, a visszaigazolási üzeneteket pedig SMS-ben és emailen keresztül is automatikusan lehet kiküldeni.
2. Recepciós feladatok
A PMS-ek recepciós felülete a szállodai csapat munkáját hivatott megkönnyíteni. Általában itt tekinthető meg a szobák állapota, illetve intézhetők a gördülékeny be- és kijelentkezések. A QR-kódos funkciók megkönnyítik az érintésmentes operációt, a napi auditok pedig rendszeres jelentéseket és biztonsági mentéseket kínálnak.3. Pénztár és számlázás
Egy jó hotel PMS segít elnavigálni a pénzügyi adminisztráció útvesztőjében, legyen szó a pénztári feladatok kezeléséről vagy a számlázásról. A bakkártyaadatok biztonságos tárolása, a különböző valuták kezelése és más funkciók gördülékenyebbé és követhetőbbé teszik a pénzügyi tranzakciók nyomon követését. A jobb hotel PMS-ek további fizetési formákat is kínálnak, mint például előlegbekérők kiállítását.4. Karbantartás
Egy jegyrendszer bevezetésével mind a rendszeres, mind a váratlan karbantartási feladatok átláthatóbbá és kezelhetőbbé válnak. Az ilyen jegyrendszerek a kommunikáció hatékonyságát is fokozzák az érintettek között és megkönnyítik a feladatok rendszerezését.A rendszeres karbantartások automatizálása mellett a fejlettebb PMS-ek a váratlan hibák kijavításában is segítséget nyújtanak, csökkentve ezzel a leállásokat és a költségeket.
5. Recepciós kezdőlap
A hotel PMS-ek talán leghasznosabb funkciója az a kezdőlap, amelyen minden fontos információ azonnal látható. Ezek a kezdőlapok általában személyre szabhatók, hogy mindig azok az adatok szerepeljenek rajta, amelyekre a legnagyobb szükség van. E mellett gyors elérést biztosít a szoftver egyéb, gyakran használt felületeihez is, megjeleníti a legújabb értesítéseket és általánosságban biztosítja, hogy minden csupán egyetlen kattintásra legyen a kollégák számára.6. Elemzések és jelentések
A PMS-ek segítségével egyszerűvé válik a fontosabb jelentések létrehozása is, hiszen ezek a szoftveres rendszerek olyan mutatókat tesznek követhetővé, mint a kihasználtsági arány, az átlag napi ár (ADR) és a rendelkezésre álló szobánkénti bevétel (RevPAR).Egy jó jelentési felület segít mind a problémák, mind pedig a lehetőségek azonosításában, lehetővé téve ezzel a tájékozott döntéshozást és a stratégiai tervezést is.
7. MICE kezelés
A MICE funkcióknak köszönhetően számos PMS egy központi adatbázissal is rendelkezik minden kapcsolódó adat számára, megkönnyítve ezzel a MICE események optimalizálását.Mindez nem csupán a költségeket tartja kordában, hanem a rendezvények minőségével és szolgáltatásaival szembeni magas elvárásoknak is segít megfelelni, különösen a hagyományos adminisztrációs módszerekhez képest.
8. Csatornák kezelése (chanel manager)
Ez a funkció akadálymentessé teszi a szobakészlet megosztását valamennyi foglalási platformmal, biztosítva ezzel, hogy mindenütt aktuális adatok jelenjenek meg. Megkönnyíti mindemellett a promóciók és kedvezmények kezelését is, megőrizve az árparitást minden csatornán, így nem kell manuálisan állítgatni az árakat a különböző platformokon.9. Online foglalási motor
Ez a rendkívül hasznos hotel PMS funkció lehetővé teszi az érdeklődők számára, hogy közvetlenül szállodád webhelyén foglaljanak szobát maguknak. Ez természetesen azt jelenti, a foglalási adatok azonnal frissítésre kerülnek a rendszerben.A motor segítségével a vendégek intuitív módon választhatják ki a dátumtartományt, a preferált árat és a szobatípust is, és a rendszer lehetséges alternatívákat is kínál számukra, ha egyetlen szoba sem felel meg a szűrési feltételeknek.
Egy ilyen motor továbbá extrákat is javasol a vendégeknek, automatizálva ezzel a felülértékesítést.
10. RMS
Az RMS-ek (revenue management sytem) a jövedelem kezeléséért felelnek, és részletes elemzéseket végeznek a vendégek várható viselkedésének előrejelzésére. Ezen előrejelzések alapján módosítják a szolgáltatásokat, a rendelkezésre állást és az árazást is, a maximális bevétel érdekében.Az RMS feladata a legjobb szolgáltatást eladni a megfelelő ügyfélnek a legjobb áron és időben, amihez a vendégekről szerzett adatokat használja.
Az RMS-ek összetett algoritmusokat használnak a legjobb árak kiszámításához, ami a bevétel jelentős növekedéséhez vezethet.
Hogyan válaszd ki a legjobb felhőalapú hotel PMS-t
Mint fentebb elhangzott, fontos, hogy a megfelelő felhőalapú hotel PMS-t használd szállodád kezeléséhez. A szálloda jellege és mérete nagyban befolyásolja majd döntésedet, hiszen minden PMS-nek megvannak a maga alapvető funkciói és bővítési lehetőségei.A legtöbb szolgáltató szerencsére tisztában van a változatos igényekkel, és megoldásaik többféle tulajdontípushoz hozzáigazíthatók, illetve szükség szerint bővíthetők további modulokkal.
Szóval milyen szempontokat kell szem előtt tartanod egy PMS kiválasztásakor?
1. Felhasználóbarát működés
Minél bonyolultabb egy PMS kezelése, annál több idő megy majd el az új funkciók megismerésére és az új alkalmazottak betanítására.2. Integrációs lehetőségek
Derítsd ki, hogy a szolgáltató biztosít-e API hozzáférést és integrációs opciókat az általad használt meglévő rendszerekkel, amiket szeretnél a jövőben is megtartani. Mindemellett fontos az is, hogy a jövőben is képes leszel-e újabb technológiákkal összekötni PMS-edet.3. Ügyfélszolgálat
Mivel a szállodák 0-24 működnek, fontos, hogy az alkalmazottak bármikor segítséget kérhessenek, ha problémákba ütköznek a PMS használata közben. Járj utána, hogy más szállodatulajdonosok miket mondanak egy-egy kiszemelt PMS szolgáltató ügyfélszolgálatáról.E mellett beszélgess el a szolgáltatóval és vitassatok meg minden eshetőséget, nehogy a későbbiekben érjenek meglepetések.
4. Testreszabhatóság
A különböző típusú és méretű tulajdonoknak más igényeik vannak a PMS-ekkel szemben. Számodra például fontos lehet, hogy szobák helyett ágyakban is kezelhesd készletedet a PMS kezelőfelületén. Van erre lehetőség, vagy bármi másra, amire szükséged lesz?5. Költségek és megtérülés
Meglévő rendszered lecserélése vagy kibővítése előtt azon is el kell gondolkodnod, hogy milyen arányban térülhet meg ez a befektetés szállodád számára.Ha kifizetődő döntést szeretnél hozni, akkor fontold meg az alábbi tényezőket:
- Mennyi időt kell fordítani a rendszeres feladatokra?
- Mennyiben csökken az üzleti feladatokra fordított idő?
- Milyen hatással lesz a PMS a bevételre és a készlet szétosztására?
- Mennyibe kerül a PMS bevezetése és karbantartása?
A legtöbb felhőalapú hotel PMS előfizetésként vehető igénybe, amit havonta, félévente vagy évente szokás kifizetni. E mellett valószínűleg számolni kell majd egy egyszeri beüzemelési költséggel is.
A felhőalapú megoldások egyik nagy előnye, hogy nincs szükség extra hardveres felszereltségre (persze eszközök kellenek majd, amikről a PMS-t eléred). A szoftverfrissítéseket általában az előfizetés tartalmazza, így ezek sem járnak plusz költséggel.
A felhőalapú hotel PMS-ekkel kapcsolatos gyakori kérdések
Milyen informatikai felszereltségre van szükség egy PMS használatához?
A felhőalapú PMS-ek az interneten található SaaS („szoftver, mint szolgáltatás”) platformokon működnek. Ez azt jelenti, hogy nincs szükség költséges helyi szerverek üzemeltetésére, és a PMS elérése, illetve használata egy egyszerű interneteléréssel rendelkező számítógéppel is megoldható.Mennyire bonyolult egy PMS telepítése?
Mivel a felhőalapú hotel PMS-ek az interneten keresztül érhetők el, sem letöltéseket sem telepítést nem igényelnek – többségük egy egyszerű webböngészőbőn keresztül használható.Szükség lesz egy külön PMS szakértőre, aki a rendszert kezeli majd?
A felhőalapú PMS-ek használatához nincs szükség speciális szakértőkre vagy karbantartókra. Mivel a PMS teljes egészében a felhőben fut, a műveletek elvégzésétől kezdve az adattárolásig minden egy külső szerveren történik, amihez a szállodának semmilyen extra felszereltségre vagy emberi erőforrásra nincs szüksége (a már említett számítógépen kívül.A PMS-t szolgáltató cég minden karbantartási feladatot magára vállal a saját szerverein.
Biztonságban vannak a szálloda és a vendégek adatai?
A tekintélyes PMS szolgáltatók rendkívül komolyan veszik az adatbiztonság kérdését, és korszerű adatvédelmi eljárásokat követnek. Például titkosított formában tárolják a szálloda adatait és rendszeresen biztonsági másolatokat készítenek azokról.Harmadik felektől származó rendszereket, szoftvereket és külső beszállítókat használok a jelenlegi rendszereben. Ezeket is hozzákapcsolhatom majd a PMS-hez?
A legtöbb felhőalapú PMS gond nélkül összekapcsolható harmadik felek rendszereivel, különösen, ha szabványosított protokollokat használnak és API-hozzáférést biztosítanak a felhasználók számára.Szerencsére ez a legtöbb igényesebb PMS szolgáltatóról elmondható, de természetesen mindig lehetnek kivételek, ezért nagyon fontos alaposan tisztázni minden ilyen kérdést bármilyen szerződés megkötése előtt.
Sok PMS szolgáltató egy rövid próbaidőszakot is kínál, amely során megtapasztalhatod, hogy ezek a rendszerek mennyire képesek együttműködni egymással.
