Tényleg szükségem van rendezvényszervezőre? - Lippai Ildikó, a Max Club ügyvezetője válaszol

Biztos vagyok abban, hogy ez a kérdés már benned is számtalanszor felmerült, akár egy születésnapi party, akár egy esküvő vagy egy menő buli megszervezéséről volt szó. Pontosan emiatt tartom fontosnak tisztázni, mi minden tartozik egy rendezvényszervező feladatkörében, milyen feladatokkal bízhatod meg és egyáltalán milyen egy jó rendezvényszervező?

Én sem voltam mindig rendezvényszervező, de mindig is vonzott ez a szakma, hiszen a saját bőrömön tapasztaltam, mekkora kihívás volt egyedül megszervezni egy meglepetés szülinapot a barátnőmnek vagy egy igazán ütős esküvőt saját magunknak a párommal. Milliónyi dolgot kell észben tartani, nem árt, ha ismered hozzá a legjobb szolgáltatókat, ráadásul egyszerre kell odafigyelni a dekorációra, a zenére, technikai feltételekre és az ételre.

Nagyon sokan gondolják, hogy felesleges olyan dolgok miatt szervezőt fogadni, amelyeket az ember maga is meg tud csinálni, ám számolnod kell azzal is, hogy a munkád és a mindennapjaid mellett ez azért nem olyan egyszerű. Nem beszélve arról, hogy ha szervező és vendég vagy egyben az eseményen, akkor nem is tudod élvezni a munkád gyümölcsét.

Milyen a jó rendezvényszervező?

Egy jó rendezvényszervezőnek számos különböző tulajdonsággal kell rendelkeznie, hiszen ebben a világban minden feladat más és más. Meg kell szervezni a nagy cégek életét meghatározó, úgynevezett milestone rendezvényeket – termékbemutatókat, konferenciákat, kiállításokat, de lehet szó fesztiválokról, koncertekről, divatbemutatóról vagy egy esküvőről. Ezek pedig igen sokrétű feladatok. Ez azt jelenti, hogy egy jó szakember határozott, képes vagy döntéseket hozni akár a legkiélezettebb helyzetben is, ráadásul a meghatározott költségvetésen belül a legjobb megoldásokat találja meg.

Mindemellett lényeges a megfelelő kommunikációs készség mind a megrendelő felé, mint pedig a szolgáltatók irányába. Az utóbbit azért tartom nagyon fontosnak mert, ha nem megfelelően kommunikál az ember a szolgáltatókkal, úgy ők nem fognak szorult helyzetben kisegíteni, ezen pedig egy rendezvény sikere és megítélése is múlhat. Azt gondolom, ez egy elég összetett és változatos feladatkör. Természetesen meg kell különböztetni a céges és a privát rendezvényeket, de egy megfelelő csapattal természetesen egyik sem jelent gondot.

Miért van szükséged rendezvényszervezőre egy privát rendezvényen?

Egy profi rendezvényszervező tapasztalata ugyanúgy jól jön egy legény- vagy lánybúcsún, mint egy esküvőn, egy születésnapon vagy akár egy babaváró bulin. Nem célom bizonygatni azt, hogy rám van szükséged, így inkább hozok egy példát, hogy lásd, mit csinálok én a háttérben például egy esküvő szervezésénél. Egy ilyen esemény előtt ott áll előttem az ifjú pár és életük egyik legfontosabb napjára készülnek. Egy hatalmas és megismételhetetlen ünnep ez, hiszen azt a szerelmet és köteléket ünneplik meg, ami összeköti őket. Tetemes összeget költ az ember a helyszínre, ételekre és italokra, dekorációra, ne feledkezzünk meg a fotósról, videósról, a ruháról és még sorolhatnám. Mégis csupán a menyasszonyok kevesebb mint 10%-a dönt úgy, hogy mindehhez egy esküvőszervező segítségét kéri. Ahelyett, hogy valaki mindent elintézne helyette, inkább magára vállalja a szervezést. Hétvégéket tölt esküvő kiállításokon, órákat a Pinterest előtt, minden szabadidejét erre áldozza, ráadásul a felmerülő gondokat is neki kell megoldania.

Természetesen nincs ezzel semmi gond, viszont ilyen esetekben pont a legfontosabb dolog marad ki ebből az időszakból. Mégpedig az, hogy önfeledten élvezze élete egyik legcsodálatosabb napját és annak előkészületeit. Ha most legyintesz és azt gondolod, mégis milyen probléma adódhatna egy esküvőn, engedd meg, hogy a saját tapasztalataim közül hozzak példát. Mindenki látott már olyan igazi, emeletes, hófehér esküvői tortát, ugye? Történt egyszer, hogy amikor már a násznéppel a polgári szertartásra tartottunk, a helyszínen maradt kollégám telefonált, hogy baj van.

Nos, amikor ez a hófehér torta egy csupa csoki, kakaóbevonatos tortával kerül egy hűtőbe, a polc pedig megadja magát és a csokis csoda egy az egyben ráesik az emeletes tortára, akkor az határozottan a problémák körébe sorolandó. Szerencsére nem volt vége mindennek, de olyan helyzet volt, ami azonnali megoldást követelt. A kakaóport le lehetett sepregetni a tortáról, sajnos hagyott maga után nyomokat, amit élővirággal takartunk, de a lényeg, a menyasszony észre sem vette és csak utána meséltük el neki, amikor már túl voltak a tortaceremónián. Mi értelme lett volna stresszelni őt?

Miért van szükség rendezvényszervezőre egy céges rendezvényen?

A céges rendezvények világa merőben más, mint a fentebb említett privát rendezvényeké. Ezek az események ugyanis kiváló lehetőséget biztosítanak arra, hogy valaki ismertebbé tehesse a vállalkozását, valamint segít a saját márkáról való pozitív kép kialakításában is. Az pedig tény, hogy minél szélesebb körben ismert egy cég vagy egy márka, a vásárlók annál kevésbé kérdőjelezik majd meg az általuk piacra dobott új termékeket.

Ugyanakkor természetesen nem csak a külső, de a belső kommunikáció szempontjából is lényegesek ezek a rendezvények, hiszen a dolgozók felé is egy megerősítés mindez, akik mindennapjaik során sokat tesznek azért, hogy minél jobban teljesítsen a cég és sikeresebbekké tudjanak válni. Őket pedig meg kell becsülni! Mivel a motiváció terén nem minden esetben a pénz az elsődleges szempont, ezért a különböző plusz juttatásokkal, eseményekkel lehet a munkavállalók elköteleződését megerősíteni. Az ilyen típusú rendezvények esetében is fontos a változatosság, a kreativitás és az egyediség, ami megkülönbözteti a vállalatot a versenytársaitól.

Egyre több hazai cégnél jelenik meg a legjobb értékesítők év végi jutalmazása is, amely keretein belül értékes tárgyakat vagy utakat kapnak azok, akik a legjobban teljesítettek az adott esztendőben. Nem véletlen tehát, hogy a nagyvállalatok ma már főállású rendezvényszervezővel, sőt olykor egy egész csapattal dolgoznak, hiszen egy profin megszervezett rendezvényre mindig szükség van, legyenek azok konferenciák, workshopok, csapatépítők, céges karácsonyi bulik vagy évindító összejövetelek. Hiszen számos céges rendezvényen találtam szemben gondokkal én magam is egy-egy szervezés során.

Mindig azt mondom, hogy egy jó rendezvényszervező a résztvevők számára észrevétlen a helyszínen, azonban, ha valami gond van, azonnal ott terem és megpróbálja megoldani a lehető leggyorsabban akkor is, ha ehhez kilométereket kell gyalogolnia a A-ból B pontba a rendezvény napján. Történt egyszer például egy céges rendezvényen, hogy a vendégeket szállító buszok közül a várt nyolcból csupán öt érkezett a helyszínre, arra pedig nem volt idő, hogy valamelyik jármű kétszer forduljon. Ilyenkor azonnali megoldásra van szükség, gyorsan át kell pörgetni a telefonkönyvet.

Visszatérve a címben feltett kérdésre, egy nagyon egyszerű hasonlattal válaszolnék, amelyet egy idézetben olvastam egyszer valahol és azóta is gyakran eszembe jut. Ha hajat szeretnél vágatni, akár egy barátodat is megkérheted rá, hogy ragadjon ollót, a hajvágást megkapod. Azonban, ha divatos frizurát szeretnél, érdemes egy tapasztalt szakemberhez fordulni, aki évek óta a szakmában van, így biztosan nem ér csalódás. Pontosan így van ez a rendezvényszervezéssel is.

A Max Club weboldalát IDE kattintva érheted el!