Spórolj időt az Excel segítségével! Mutatjuk a legalapvetőbb trükköket
Ahogy szinte minden irodai munkánál, az online marketingnél is rendkívül fontos, hogy minden pontosan dokumentálva, rendezetten várjon vissza. Ha sikerül egy olyan dokumentációs rendszert kialakítanod – akár feladataidra, akár elemzéseidre – amely átláthatóan és gyorsan mutatja meg, amire kíváncsi vagy, azzal akár több munkaórát is megspórolhatsz nap, mint nap!
Amikor egy irodai dolgozó szeretne rendszerezni… gyakorlatilag bármit, akkor több mint valószínű, hogy az Office-csomag egyik leggyakrabban használt alkalmazásához, az Excelhez fordul segítségért. Ez a táblázatkezelő szoftver valójában sokkal mélyebb, mint azt a legtöbben gondolnák, és hihetetlenül komplex adathalmazokat is képes átláthatóbbá, kezelhetőbbé tenni a megjelenítési beállítások, rendezési opciók, szűrők, és függvények segítségével.
A probléma ott kezdődik, hogy sokan pont ezekkel a függvényekkel állnak hadilábon, és a senki sem számíthat hatékony adatkezelésre, ha a program kezeléséhez sem ért. Szerencsére a függvények is megszelídíthetők, ha az ember kicsit utánuk néz (és elolvassa a hozzájuk mellékelt rövid, ámbár néha kissé értelmezhetetlen leírásokat).
Lássunk néhányat, amelyeket én a leggyakrabban használok munkám megkönnyítésére – és amely neked is nagy segítségedre lehet!
Mielőtt hozzálátnál: Alapvető tippek az Excel használatához
Íme néhány gyors, függvényekkel kapcsolatos tipp, amikkel érdemes tisztában lenni a függvények használatakor.
Tipp #1: Cellakoordináták beillesztése
A cellák tartalmának, vagy a függvények szerkesztésekor bármelyik cellára rákattinthatsz, hogy a koordinátáit (például C12) beilleszd az aktuális szerkesztő mezőbe, így nem kell mindent cella sorszámát és oszlopbetűjét beírkálnod.
Tipp #2: Iskolai emlékeztető
A függvények és a különböző számítások (összeadás, kivonás, szorzás, osztás) egymásba ágyazhatók zárójelek használatával (ahogy azt matekórán is tanították). A1 cella értéke például elosztható a B1 és a C1 cella értékeinek összegével, ha megfelelően használod a zárójeleket:
=A1 / (B1 + C1)
Egyszerre több számítás is egymásba ágyazható, csak vigyázz, nehogy átláthatatlanná váljon a függvény!
Tipp #3: MAC és PC
Az útmutatóban használt billentyűkombinációknál találkozhatsz a Ctrl gombbal – csak emlékeztetésképpen megjegyeznénk, hogy a MAC számítógépeken a Ctrl billentyű helyett a Command billentyűt kell használni ezekhez a kombinációkhoz.
Bizonyos Ctrl-t használó kombinációk ugyan a MAC számítógépeken is működnek a MAC Ctrl billentyűjével, de nem mindegyik. Érdemes alapból ezért automatikusan a Command billentyűt használni helyette – ha valami így nem működik, akkor próbáld meg Ctrl-lal.
Tipp #3: Függvények másolása
Gyakran előfordulhat, hogy egyszerre több tucat, vagy több száz cellában kell elhelyezned ugyan azt a függvényt. Szerencsére ehhez nem kell mindegyikbe egyenként begépelned vagy átmásolgatnod azt, az Excel egy sokkal egyszerűbb módszert kínál erre a célra.
1. Miután elkészítettél egy függvényt egy cellában, és ellenőrizted, hogy a megfelelő értéket kaptad, akkor kattints rá, hogy kijelöld azt.
2. Ez után vidd az egérmutatót az aktív cella jobb alsó sarkába, a kis négyzetre.
3. Látni fogod, hogy az egérmutató az alap fehér + jelről egy kisebb, fekete + jellé változik.
4. Fogd meg, és kezdd el húzni lefelé, felfelé, jobbra, vagy balra, attól függően, hogy merre szeretnéd továbbmásolni a függvényedet.
5. Amint elengeded az egérgombot, az Excel kitölti a kijelölt cellákat a függvénnyel. Nézd meg, hogy minden érték helyes-e.
6. Ha nem, akkor csak nyomj a Visszavonás (Ctrl + Z) gombra és javíts a függvényeden.
Ugyan ezzel a módszerrel folytathatók megkezdett számsorozatok (csökkenő vagy növekedő), dátumsorozatok, vagy másolhatók nem függvényeket tartalmazó cellák értékei is.
Excel függvények és számítások, amik hasznodra válhatnak!
1. HA függvény
HA (logikai_vizsgálat;érték_ha_igaz;érték_ha_hamis)
A HA függvény segítségével egy adott IGAZ/HAMIS feltétel alapján töltheted ki táblázatod celláit. A függvény megvizsgálja a megadott cella tartalmát, és ha az megfelel az adott feltételnek, akkor a célcellát egy bizonyos értékkel tölti ki. Ha nem felel meg a feltételnek, akkor egy másik értékkel tölti ki.
Lássuk a függvény felépítését:
• Logikai_vizsgálat: A logikai vizsgálat a HA függvény „ha” része. Itt kell megadni azt a feltételt, amit a függvénynek meg kell vizsgálnia – például, hogy egy cella értéke nagyobb-e, mint 200.
• Érték_ha_igaz: A függvény ezt az értéket adja vissza, ha a logikai_vizsgálat eredménye igaz.
• Érték_ha_hamis: Értelemszerűen, ha a logikai_vizsgálat nem teljesül, tehát hamis, akkor a függvény ezt az értéket adja vissza.
Tegyük fel például, hogy egy táblázat két oszlopában áll egymás mellett a 2016-os és a 2017-es év teljesítménye, soronként hónapokra lebontva, tehát egymás mellett 2016 január és 2017 január, alatta a két február, és így tovább. Ahelyett, hogy egyenként hasonlítanád össze minden hónap-páros értékeit, egy HA függvénnyel megvizsgálhatod, hogy a 2017-es év hónapjaiban jobb volt-e a teljesítmény, mint az előző évben, vagy sem.
Ez persze 12 elemnél egy gyors szemmel átfutással is elvégezhető, de 1200 mező esetén már más a helyzet, ugye?
Gyakran alkalmazom ezt a technikát ügyfeleim Analytics és más adatainak elemzésére. Itt összevethetőek például az Organikus keresési találatok számának változásai a kulcsszavak átlag helyezési arányaival! Sok ügyfelem ráadásul az Analytics egyébként nagyon logikus rendszerét sem kedveli – sokkal jobban szeret egy nagy, átlátható táblát kapni arról, hogy hónapról hónapra hogyan alakulnak a számok.
2. Százalékszámítás (és osztás)
A százalékszámításnak nincs saját függvénye az Excelben, valójában ennél sokkal egyszerűbben elvégezhető számításról van szó. A százalékszámításhoz nincs más dolgod, mint elosztani egymással két cella értékeit egy harmadikban, ahol a százalékértéket szeretnéd megjeleníteni. Jelölj ki egy cellát, majd írd be a következőt: =A1/B1
Természetesen az A1 és a B1 cellák bármi más cella is lehetnek. Ami nagyon fontos, hogy a függvény elején ott legyen az egyenlőségjel. Az Excel ilyenkor elosztja a két cella értékét és az eredményt a kijelölt cellában jeleníti meg, valószínűleg nem százalék, hanem egyszerű szám formátumban. Az eszköztárban keresd meg a formátumokat és válaszd a Százalék opciót.
Szuper megoldás, ha nem csak a HA függvényt, de ezt is alkalmazod évértékelő, eredményfigyelő táblázatodban – ez ugyanis nagyon pontos képet ad arról, hogy mely hónapban teljesített pl. jobban az AdWords hirdetésed más hónapokhoz mérten!
3. Kivonás
A cellaértékek egymásból való kivonását kétféleképpen végezheted el az Excelben. A kivonásnak nincs saját függvénye, helyette egy módosított SZUM (összeadás) függvényt, vagy egy egyszerű kivonást kell alkalmazni.
SZUM függvénnyel
Ha szeretnél több értéket kivonni egymásból, akkor jelölj ki egy üres cellát, majd kezdj el írni egy SZUM függvényt. Azon cellák koordinátái elé, amelyeket kivonni szeretnél, írj egy mínuszjelet. Azoknak a celláknak az értékei, amelyek koordinátái elé nem írsz mínusz jelet, a függvény hozzáadja majd a számításhoz. Nagyon fontos, hogy a cellákat pontosvesszővel válaszd el egymástól.
=SZUM(A1;-A2;-A3;A4;A5…)
Ez a függvény összeadja az A1, A4 és A5 cellák értékeit, és kivonja belőlük az A2 és az A3 értékeit.
Kivonással
Az egyszerű kivonáshoz nem kell mást tenned, mint egy üres cellába írni egy egyenlőségjelet, majd felsorolni azon cellák koordinátáit, amelyeket szeretnél kivonni egymásból, egy-egy kivonásjellel elválasztva őket. Itt nincs szükség pontosvesszőkre, csak kivonásjeleket használj.
=A1-A2-A3-A4…
A fenti függvény kivonja egymásból a felsorolt cellákat. Ha egyszerre kivonni és összeadni is szeretnél, akkor használj kivonás és összeadásjeleket a cellák elválasztására (pl. A1+A2-A3+A4-A5…)
Tipp: Ahogy az általános iskolából bizonyára emlékszel, ha egy negatív értéket kivonsz egy másik értékből, akkor az hozzáadásnak minősül. Az Excel csillagos ötös volt matekból, és odafigyel ezekre. Ha összeadásaidban és kivonásaidban negatív értékű cellákat is felhasználsz, akkor ügyelj rá, hogy milyen jelet használsz előttük a felsorolásban!
4. Szorzás
=SZORZAT(A1:A2:A3…)
A szorzás egy másik végtelenül alapvető, és gyakran használt számítás. Egyszerű formátuma a következő:
=A1*A2*B1*B2…
Természetesen a cellakoordináták itt is csak példák, és azokat használod majd, amelyek értékeit szeretnéd összeszorozni. A szorzást az Excelben egy csillag (*) jelöli, és ahogy a kivonás/összeadásnál (vagy az osztásnál), itt sincs szükség pontosvesszőkre. A sima x karakter nem használható szorzás jelölésére.
Nagyobb tartományok esetén érdemes a SZORZAT függvényt használni, amihez egyszerűen csak meg kell adni azt a cellatartományt, amelynek értékeit össze szeretnénk szorozni egymással.
=SZORZAT(A1:A2:A3…)
5. DÁTUM függvény
=DÁTUM(év;hónap;nap)
Többféle idővel foglalkozó függvény is található az Excelben, de mi most csak az egyszerűbb, gyakrabban használt DÁTUMMAL foglalkozunk.
Ez a függvény azt a dátumot adja vissza, amelyet megadsz a zárójelen belül. A függvény azért hasznos, mert az év/hónap/nap értékeknek különböző cellák értékei is megadhatók. Ha például az egyik oszlop az éveket tartalmazza, egy másik a hónapokat, egy harmadik pedig a napokat, a negyedik oszlopban (vagy bármely másik cellában) ezen értékek kombinálhatók egy valódi dátum formátumú cellává.
Kiváló segítség kimutatások, vagy épp projekttervek készítéséhez is.
DÁTUM függvénnyel
Jelölj ki egy üres cellát, majd az =DÁTUM után sorold fel a zárójelen belül az év, a hónap, és a nap értékeket, pontosvesszővel elválasztva.
=DÁTUM(A1;B1;C1)
Ha az A1 értéke 2018, B1 értéke 3, C1 értéke pedig 15, akkor a függvény 2018 március 15-t fogja visszaadni (attól függően, hogy milyen megjelenítési formátumot állítasz be neki, többféleképpen is kijelezheti ezt a dátumot).
Mai dátum megadása
A mai dátum kétféleképpen is megadható. A legegyszerűbb módszer a MA függvény használata, ami mindig az aktuális napot adja vissza (ha máskor nyitod meg a dokumentumot, akkor ez a dátum is változni fog). A ma függvénynek nincsenek külön megadandó értékei, tehát csak ennyit kell beírnod (az üres zárójeleket ne hagyd le):
=MA()
Egy másik, összetettebb, de bizonyos esetekben hasznosabb módszer a már emlegetett DÁTUM függvény használata a mai dátum kiszámítására. Ennek a módszernek az az előnye a MA függvénnyel szemben, hogy mindhárom értéke (év/hónap/nap) külön megadható, így sokkal több lehetőséged van az értékek módosítására. A mai dátumot a következőképpen tudod kiszámítani a DÁTUM függvénnyel:
=DÁTUM(ÉV(MA());HÓNAP(MA());NAP(MA()))
Egy dátum három tagból áll (év/hónap/nap), és egy DÁTUM függvényben mindegyik tag megadható többféleképpen is:
• MA függvénnyel: Ez dinamikus, tehát mindig változó lesz
→ ÉV(MA())
→ HÓNAP(MA())
→ NAP(MA()
• Cellaértékre való hivatkozással: Ez mindig a hivatkozott cella értékét mutatja majd és azzal együtt változik
• Statikus számként: Ez csak akkor változik, ha a függvényben átírják
A különböző dátumértékek beágyazott számításokkal is megadhatók, de ebbe most nem érdemes belebonyolódni. Ne feledd továbbá, hogy a dátumokat többféleképpen is megjelenítheted a cellaformázási opciók használatával.
6. Tömbképlet
A tömbképlet szintén egy olyan számítás, ami nem található meg a függvények listájában, pedig lényegesen felgyorsíthatja az ember munkáját bizonyos számítások összevonásával. A tömbképlet lényegében több cellatartományt képes egyszerre számításba venni, és visszaadni azok együttes értékét.
Például ha csak néhány cellával van dolgod, akkor egy egyszerű SZUM függvényre van csak szükséged az összértékük kiszámításához. De mi a helyzet, ha több cellatartományról van szó? Hogyan számíthatod ki egyetlen cellában ezek összesített értékét?
A tömbképletek lényegében egy cellán belül több képletet képesek egyszerre kiszámolni, szükségtelenné téve ezzel a részletszámításokra használta cellákat. A tömbképletek segítségével egy nagyobb tartomány összege, különbsége, szorzata vagy kvóciense.
A tömbképletek a következőképpen hozhatók létre:
1. Kezdj el írni egy sima SZUM függvényt, majd az első nyitott zárójel után írd be (vagy jelöld meg) az első cellatartományt, amit bele szeretnél venni a szorzatszámításodba. Egyelőre így kell kinézzen (természetesen a saját cellakoordinátáiddal: =SZUM(A1:A5
2. A cellatartomány második koordinátája (esetünkben A5) után írj egy szorzást jelző csillagot (*). A csillag után jöhet a második cellatartomány, majd az összes többi is, mindegyik csillaggal elválasztva egymástól: =SZUM(A1:A5*B1:B5*C1:C5…) ¬– végül pedig egy bezárt zárójel, ami a SZUM végét jelzi.
3. A tömbképletek egyik jellegzetessége, hogy egy sima Enter leütésével nem számíthatók ki. Ha kész a képleted, és már ütnéd az Entert, akkor helyette egyszerre nyomd le a Ctrl+Shift+Enter kombinációt. Ha mindent jól csináltál, megkapod a képlet értékét.
Vess egy pillantást a cella szerkesztősávjába – a képletet az Excel automatikusan {kapcsos zárójelek} közé rakta. Ezzel jelzi magának (és neked), hogy a képlet egy tömbképlet. Ez azonban csak akkor működik, ha a fent említett Ctrl+Shift+Enter kombinációt használod a képlet beírása után. Ha magadtól írod be a képlet elejére és végére a kapcsos zárójeleket, akkor az Excel nem fogja tudni értelmezni, hogy mit akarsz tőle.
7. DARAB függvény
=DARAB(A1:C12)
A DARAB függvény megmutatja, hogy egy megadott cellatartományban hány nem üres cella található, függetlenül attól, hogy mi áll ezekben a cellákban.
A DARAB függvény különösen hasznos hatalmas táblázatok kezelésekor, mert akár több ezer cellából is pillanatok alatt megállapítható, hogy mennyi tartalmaz közülük bármilyen értéket. A DARAB függvény valójában nem végez semmilyen számítást a cellák értékével, csupán összeszámolja őket.
8. ÁTLAG függvény
=ÁTLAG(A1:B20)
Az ÁTLAG függvény pontosan azt csinálja, amire a neve utal: megadható kettő vagy több érték, egy cella, vagy egy egész cellatartomány, a visszaadott értéke pedig ezen cellák értékeinek átlaga.
Ez a függvény különösen hasznos az Excelben, hiszen segítségével kikerülhető a tartományok összértékeinek kiszámítása, majd ezek elosztása a darabszámokkal.
9. SZUMHA függvény
=SZUMHA(tartomány;kritérium;összeg_tartomány)
A SZUMHA függvény azon cellák összegét adja vissza egy kijelölt tartományból, amelyek megfelelnek egy tetszőleges feltételnek, vagyis kritériumnak.
Segítségével kiszámolható például azon cellák összegének értéke egy tartományban, amelyek 10 ezer alattiak, vagy éppen a felettiek, esetleg pont 10 ezer az értékük.
Egy SZUMHA függvény a következőképpen épül fel:
• Tartomány: Ebbe a tartományba eső cellákat vizsgálja a függvény.
• Kritérium: Az a feltétel, ami meghatározza, hogy mely értékeket adja össze a függvény.
• Összeg_tartomány: Egy opcionálisan megadható tartomány, ami hozzászámítható az alap tartomány mezőben megadott tartományhoz. Ezt az értéket nem kötelező megadni.
10. KIMETSZ függvény
=KIMETSZ(szöveg)
A KIMETSZ függvény eltávolítja a cellaértékek elején és végén található fölösleges szóköz karaktereket. Ha például véletlenül egy cellába „Bevétel” helyett „ Bevétel” került (szóköz a B előtt), akkor a függvény kijavítja ezt az elgépelést egy új cellában.
11. BAL, KÖZÉP és JOBB függvények
Gyakran előfordulhat, hogy egy cella értékének csupán egy részére van szükséged valamilyen számításhoz, ezért szeretnéd több „szeletre” felosztani azt. Ez néhány cella esetén nem nagy ügy, de egy több ezer cellás táblázatban – például egy nagyonn hírlevél adatbázisban – már nem szívesen vág bele az ember.
Szerencsére van néhány olyan függvény, amivel visszaadhatók egy-egy cella részletei a cellaérték elejéről, végéről, vagy közepéről.
Ezeknek a függvényeknek megadható egy vizsgálandó cella koordinátája, vagy egy tetszőlegesen begépelt szöveg is.
BAL függvény
=BAL(szöveg;hány_karakter)
A BAL függvény visszaadja egy adott cella tartalmának első karaktereit, balról számítva. A függvény két értéket kér be: az első a vizsgálandó szöveg, a második pedig a karakterek száma, ahányat vissza kell, hogy adjon.
Ha például egy cellában az áll, hogy „ARP001”, akkor a BAL függvénnyel visszaadható mondjuk az első 3 karakter, tehát az eredmény „ARP” lesz.
KÖZÉP függvény
=KÖZÉP(szöveg;honnantól;hány_karakter)
Hasonlóképpen a BAL függvényhez, a KÖZÉP függvény is egy cella tartalmát vizsgálja meg, azonban nem az első karaktertől adja vissza a kívánt számú karaktert, hanem egy adott pozíciójútól.
Egy példával egyszerűbb szemléltetni: térjünk vissza a fent emlegetett „ARP001” cellához. A KÖZÉP függvénynek megadható, hogy a cella harmadik karakterétől kezdve adjon vissza két karaktert. Az „ARP001” cellában a harmadik karakter az P, így a KÖZÉP eredménye „P0” lesz.
JOBB függvény
=JOBB(szöveg;hány_karakter)
A JOBB függvény lényegében ugyan azt csinálja, mint a fent kifejtett BAL függvény, csak éppen nem a cella tartalmának elejéről (bal oldalról), hanem annak végéről (jobb oldalról) visszafelé számolja a visszaadandó karaktereket.
A függvény a karakterek eredeti sorrendjükben adja vissza, nem fordítja meg őket. Az „ARP001” példával élve egy 3 karakteres JOBB függvény eredménye „001” lesz.
12. FKERES függvény
=FKERES(keresési_érték;tábla;oszlop_szám;tartományban_keres)
Az FKERES az egyik legösszetettebb, és egyben leghasznosabb függvény is az itt felsoroltak közül. Az FKERES életmentő tud lenni, ha valamilyen okból két táblázat adatait szeretnéd összesíteni egymással. Szintén nagyon hasznos adatbázisok elemzésekor!
Tegyük fel, hogy van két táblázatod – az egyikben ügyfeleid nevei, mellettük pedig az email címeik vannak felsorolva, míg a másik táblázatban ugyan ezek az email címek állnak, csak éppen nem az ügyfelek neveivel, hanem a cégnevekkel, akiket képviselnek. Tegyük fel, hogy szeretnéd ezeket az adatokat egy táblázatban összegezni, hogy ne kettőt kelljen kezelned. Itt lép színre az FKERES függvény.
Mielőtt használni kezdenéd az FKERES-t, győződj meg róla, hogy mindkét táblázatodban van egy-egy olyan oszlop, aminek a tartalmai tökéletesen egyeznek egymással – tehát még plusz szóközök sincsenek a cellák tartalmaiban (lásd feljebb: KIMETSZ függvény).
Nézzük meg, hogy milyen elemekből áll egy FKERES függvény:
• Keresési_érték: Az az érték, amely mindkét táblázatban jelen van. Az első táblázatból kell megadnod itt az első értéket az oszlopból.
• Tábla: Azok az adatoszlopok a második táblázatban, amiket megvizsgáltatsz a függvénnyel. Legalább két oszlopot kell, hogy tartalmazzon.
→ Bele kell venni azt az oszlopot, ami az első táblázatban is megtalálható (amiből a keresési értéket kijelölted)
→ Bele kell venni azt az oszlopot is, aminek az adatait szeretnéd átmásolni a függvény eredményébe.
• Oszlop_szám: Az előbb kijelölt Tábla azon oszlopának száma, amiből szeretnéd kimásolni az adatokat.
• Tartományban_keres: Ha csak pontos egyezésű eredményeket szeretnél, akkor ide írd azt, hogy HAMIS (további tudnivalókról olvasd el a mező leírását).
13. Véletlenszerűsítő függvények
Tegyük fel, hogy van egy nagy mennyiségű névjegyet egy táblázatban, amelyekhez mind szeretnél hozzárendelni egy-egy véletlenszerű sorszámot. 4-5 cella esetén ezt simán bepötyögi egyenként az ember, 400-500 cellánál azonban már elgondolkodik rajta az ember, hogy vajon van-e erre jobb megoldás. Szerencsére van, méghozzá kétféle is!
A véletlenszerűsítő függvények segítségével kijelölhetsz egy cellatartományt, és mindegyiket feltöltheted egy-egy véletlenszerű számértékkel.
VÉL függvény
=VÉL()
A VÉL függvény használata végtelenül egyszerű – csak írd be egy üres mezőbe, hogy =VÉL() – az Excel ekkor véletlenszerűen kitalál egy 0-nál nagyobb és 1-nél kisebb számot, és feltölti vele a cellát. A cella értéke megváltozik, de a tartalma továbbra is csak =VÉL() lesz.
VÉLETLEN.KÖZÖTT függvény
=VÉLETLEN.KÖZÖTT(alsó;felső)
A VÉLETLEN.KÖZÖTT függvény valamivel hasznosabb a sima VÉL függvénynél, mert megadható neki egy alsó és felső határérték, amelyek között szeretnéd, hogy az Excel véletlen számokat keressen. Ha például szeretnél 5 különböző kategóriába besorolni 100 főt véletlenszerűen, akkor a mellettük lévő oszlopba annyit kellene írnod, hogy
=VÉLETLEN.KÖZÖTT(1;4)
További Excel trükkök
Cellatartományok gyors kijelölése
Az Excel többféle módon is lehetővé teszi a különböző cellatartományok kijelölését.
• Az egész táblázat kijelöléséhez kattints a táblázat bal felső sarkába (az A oszloptól balra lévő, első sor feletti részre).
• Egy egész oszlop kijelöléséhez kattints az oszlop betűjére.
• Egy egész sor kijelöléséhez kattints a sor számára.
Az Excelben tartalomalapú kijelölések is végezhetők. Próbálj különböző tartományokat kijelölni a Ctrl (MAC gépeken Command) + Shift + nyíl billentyűkkel. Ezek a kijelölések akkor hasznosak, amikor nagy adathalmazokkal dolgozol, de csak egy bizonyos részüket szeretnéd kijelölni.
Munkafüzetek gyors megnyitása, mentése, bezárása, és létrehozása
• Gyors megnyitás: Ctrl/Command + O
• Gyors bezárás: CTR/Command + W
• Gyors létrehozás: CTR/Command + N
• Gyors mentés: CTR/Command + S
Egyéni színek megadása a lapoknak
A lapok az Excel-munkafüzetek alján található kis fülek, amelyekből többet is létre lehet hozni, és ezekben több táblázatot is lehet kezelni egymástól függetlenül. Néha egy munkafüzet több tucat, vagy akár több száz lapot is tartalmazhat magában, amibe könnyedén belebonyolódhat az ember.
Szerencsére lehetőségünk van egyéni színeket megadni a különböző lapoknak, így egy gyors vizuális áttekintéssel könnyedén azonosíthatjuk, hogy melyik milyen jellegű. Csak kattints a lapra, vidd az egeret a Lapfülszín opcióra, és válassz egy tetszőleges színt lapodnak. A szín eltávolításához ugyanitt válaszd a Nincs szín opciót.
Megjegyzések hozzáadása a cellákhoz
Akár egyedül dolgozol egy Excel-dokumentumon, akár többen is hozzáférhetnek ahhoz, hasznos lehet egy-egy cellához megjegyzéseket írni.
Ez a folyamat ennél nem is lehetne egyszerűbb: csak kattints jobb egérgombbal az adott cellára és válaszd a Megjegyzés beszúrása opciót. Csak írd be a szöveget és kattints ki a megjegyzésből.
A megjegyzésekkel rendelkező cellákat egy apró, piros háromszög jelzi a sarkukban. Ha szeretnéd megtekinteni a cellához írt megjegyzéseket, akkor egyszerűen csak mutass rá az egérrel – még kattintanod sem kell!
A megjegyzések törléséhez, szerkesztéséhez vagy törléséhez kattints jobb egérgombbal a cellára, és válaszd a megfelelő opciót.
Formázás másolása és beillesztése
A cellák és cellatartományok formázgatása nem éppen a legélvezetesebb feladat, hiszen igen sok időt felemészt, amit sokkal fontosabb dolgokra is fel lehetne használni. Szerencsére az Excelben könnyedén átmásolhatod egy cella, vagy egy tartomány formázását máshová, akár egy másik lapba is.
Először is jelöld ki azt a cellát vagy tartományt, aminek a formázását másolni szeretnéd. Ez után válaszd a Kezdőlap menüben a Formátummásoló eszközt, amit egy kis ecset ikon jelöl. Az egérmutató ekkor megváltozik, és a szokásos fehér + jel mellett megjelenik a kis ecset is, jelezve ezzel, hogy az eszközt használod éppen. Ez után nincs más dolgod, mint rákattintani egy cellára, vagy kijelölni egy egész tartományt, hogy az átmásolt formátumot beilleszd azokba is.
Ismétlődő értékek azonosítása
Vannak olyan esetek, amikor egy táblázatban nincs helyük a duplikált tartalmaknak. Ezeket több ezer cellányi adat esetén kínszenvedés lenne mind kikeresni, de az Excelnek erre is van gyors megoldása.
Először is jelöld ki a tartományt, amiben szeretnéd azonosítani a duplikált adatokat (görgess feljebb, ahol leírtuk, hogy hogyan jelölheted ki akár az egész táblázatot is egy kattintással). Ha ez megvan, a menüből válaszd a Feltételes Formázás > Cellakijelölési szabályok > Ismétlődő értékek… menüelemet.
Az itt megjelenő menüben az első menüben megadhatod a feltételt, a másodikban pedig, hogy az Excel hogyan formázza a feltételnek megfelelő értékű cellákat. A Formátum lista megnyitásával több formázási stílus közül is választhatsz, vagy létrehozhatsz sajátot is az Egyéni formátum… opció kiválasztásával.
Ez után az Excel automatikusan megjelöli majd az ismétlődő értékeket a választott formátumoddal abban a tartományban, amire alkalmaztad a szabályt.
Tipp #1: Ha mégsem szeretnéd, hogy az Excel automatikusan megjelölje a cellákat a szabály alapján, akkor válaszd ki a tartományt, majd a Feltételes formázás > Szabályok törlése menüben töröld az adott tartományra vonatkozó szabályokat (vagy az összes szabályt az egész munkalapról).
Tipp #2: Ha a kijelölt celláknak korábban volt valamilyen egyéni formázása (például egyéni háttérszín, vagy bármi más, amit a feltételes formázás megváltoztatott), akkor azt az Excel megjegyzi, és csak átmenetileg írja felül. Ez azt jelenti, hogy amint az ismétlődő értéket törlöd a cellából, (vagy törlöd a formázási szabályt – Tipp #1) a formázása automatikusan visszaáll az eredetire, így az nem veszik el.